SECRETARIAT externalisé & mutualisé (projet)

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Le secretariat à distance accompli les taches suivantes :

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• Vérification des informations AMO AMC

• Vérification des cotations du praticien

• Pointage AMO AMC

• Pointage et association comptable (recette)

• Relance mutuelle

• Réédition des FSE et DRE

• Rappel impayé/litige patientèle

• Gestion des appels entrants et sortants (en option)

• Classement des documents papiers (sous conditions)

• Prise de rendez-vous, gestion des annulations, rappel de rendez-vous (en option)

 

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Principe de fonctionnement :

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Le secrétariat à distance bénéficie d’une carte employée du praticien, d’un lot de feuille de soins papier signé du praticien et d’un accès à distance au logiciel de gestion du cabinet (machine virtuelle). Le secretariat est capable de rééditer des nouvelles FSE et DRE en mode dégradé et désynchronisé.

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Le praticien transmet sont relevé bancaire au format OFX ou QIF en fonction des options de son portail en ligne avec sa banque. La récurrence des envois est à définir en fonction du volume des FSE envoyés en moyenne. le secrétariat à distance pointe avec exactitude les virements des organismes payeurs dans le logiciel métiers.

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L’export des recettes est généré avec le logiciel métier et transmis en lien avec le cabinet comptable.

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En cas de litige avec un patient, si celui-ci est censé passer au cabinet effectuer une régularisation, une note de rendez-vous sera directement pris avec l'agenda du cabinet dans le logiciel métier, ainsi que des précisions éventuelles dans l'historique médical du patient.

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Tous les courriers postaux reçus au cabinet doivent être immédiatement scannés. Si le cabinet est équipé d'une solution de scan avec PRISME, un raccourcis depuis le scan est configuré pour transmettre les documents à la volé sans avoir besoin de les classer. Le secrétariat à distance classe vos documents papiers.

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Gestion des appels entrant et sortants : (en option)

Si le cabinet est équipé d'un standard téléphonique PRISMΣ & beetechnology, en appel entrant, lorsque l’appelant compose le numero du cabinet il est invité de faire la touche 1 pour joindre le cabinet (urgence, livraison, autre …)  Et la touche 2 pour le service administratif (secretariat à distance, rendez-vous …). En cas d’erreur de l’appelant le cabinet ou la secrétaire a distance peuvent facilement rebasculer l’appel en une touche.

Le secretariat à distance affiche le même numero du cabinet lors des appels téléphoniques sortant aux patients et aux mutuelles.

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Gestion agenda : (en option)

En accédant à distance au logiciel métier pour accomplir sa mission primaire de suivi du tiers payants, le secretariat à distance est capable d'inscrire, modifier ou annuler vos rendez-vous instantanément depuis l'agenda de votre logiciel métier.

 

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Un système de malus est mis en place en cas de non-respect des critères suivant :

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• Vos saisies dans votre logiciel doivent respecter la nomenclature CCAM à jour. Aucun forçage de règle ne doit apparaitre sur les FSE et DRE

• L’enregistrements des organismes payeurs obligatoires et complémentaires doivent être correct.

• Les attestations doivent être scannées dans le dossier du patient, nommées et enregistrées dans les emplacements prévus dans votre logiciel métier.

 

En cas de malus, formation obligatoire payante sur la bonne pratique de l’appel enregistrement patient, obligation nomenclature CCAM et réglementation de l’assurance maladie.

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Pour bénéficier d’un secretariat mutualisé vous devez :

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• Etre informatisé par PRISME & partenariats

• Votre serveur doit pouvoir contenir une machine virtuelle supplémentaire dédié pour la secrétaire à distance.

• Avoir été installé ou mis à niveau pour la télétransmission par PRISME avec l’option conventionnement.

• Pour les cabinets multi praticiens sous une même structure, chaque praticien possède un sous compte bancaire dans la structure. Les sous-comptes ne sont pas nominatifs, ils ont leurs propres RIB, export bancaire et options CB.

• Posséder un logiciel de gestion compatible FSE + DRE, importation bancaire et exportation comptable homologué.

• Pour la gestion des appels et agenda, être équipé d’un standard téléphonique par PRISME & partenariats avec option SVI